Pour exercer dans la province, tout notaire doit être inscrit au tableau de l’Ordre de la Chambre des notaires du Québec. Mais que fait exactement cet organisme et, surtout, que peut-il faire pour vous?
La Chambre ne fait pas qu'encadrer la profession de notaire, elle offre aussi quelques services aux citoyens. Elle vous permet notamment de vérifier si une personne a bel et bien le droit d'agir en tant que notaire, en plus de mettre à votre disposition des recours si quelque chose se passe mal.
Voici les informations importantes à connaitre à ce sujet.
En bref
- La Chambre des notaires du Québec est l’ordre professionnel qui encadre tous les notaires de la province. Sans inscription au tableau de l’Ordre, la pratique du notariat est illégale.
- Elle offre deux services directs au public : la recherche testamentaire et la certification d’authenticité d’un acte notarié.
- Quatre recours existent en cas de problème : la conciliation pour contester une facture, la demande d’enquête pour un manquement professionnel, le fonds d’indemnisation pour des sommes utilisées à d’autres fins, et le Fonds d’assurance pour une erreur ayant causé une perte.
Qu’est-ce que la Chambre des notaires du Québec?
La Chambre des notaires du Québec est l’ordre professionnel qui regroupe et encadre l’ensemble des notaires de la province. Concrètement, son rôle est double :
- Protéger le public en garantissant la qualité des services notariaux.
- Encadrer la profession en supervisant la formation, la discipline et le respect des normes déontologiques.
Pour exercer au Québec, un notaire doit obligatoirement être inscrit au tableau de l’Ordre et détenir un permis d’exercice. Sans cette reconnaissance professionnelle, la pratique du notariat et illégale. La Chambre peut poursuivre au pénal toute personne qui exerce sans droit.
Vérifier qu'une personne est un notaire autorisé
La Chambre permet de vérifier si une personne est bel et bien un notaire autorisé à exercer grâce à son outil en ligne Trouver un notaire. C'est d'ailleurs la première chose que vous devriez faire avant de choisir votre notaire et de lui confier un mandat.
Si la personne ne figure pas au tableau de l'Ordre, les documents qu'elle préparera pour vous pourraient ne pas être valides et vous perdriez tout recours auprès de la Chambre. D'où l'importance de faire affaire avec un notaire autorisé.
Deux services offerts directement au public
Deux démarches se font auprès de la Chambre elle-même, sans intermédiaire.
- La recherche testamentaire. Il est possible de vérifier si un proche décédé a laissé un testament en faisant une recherche testamentaire auprès du registre de la Chambre des notaires et du Barreau du Québec.
- La certification d’authenticité. Le secrétaire de l’Ordre peut certifier qu’une signature apposée sur un acte notarié est bien celle d’un notaire en exercice, et émettre un certificat d’authenticité. C’est surtout utile pour faire reconnaitre un document québécois à l’étranger.
Comment porter plainte contre un notaire au Québec?
Il existe trois recours possibles, selon la situation que vous souhaitez dénoncer.
Désaccord sur la facture : la conciliation des comptes d’honoraires
Si vous souhaitez contester un montant facturé par un professionnel, qu'il soit payé ou non, la Chambre offre un service de conciliation. Un conciliateur impartial communiquera avec vous et avec le notaire en question pour tenter de résoudre le désaccord.
Dans tous les cas, le délai est de 45 jours à compter de la réception du compte ou du moment où vous avez pris connaissance du prélèvement à même les fonds détenus par le notaire. Passé ce délai, la demande n’est plus recevable.
Sachez également que vous ne pouvez pas demander l'annulation complète du compte. L'une des conditions de recevabilité de votre demande nécessite d'ailleurs de reconnaitre que vous devez un certain montant d'honoraires au notaire pour les services rendus. Même si vous avez mis fin au mandat avec le notaire, celui-ci est en droit de vous facturer des honoraires pour le travail déjà accompli.
Si la conciliation échoue, vous pouvez demander l’arbitrage dans les 30 jours suivant la réception du rapport de conciliation. Le Conseil d’arbitrage, composé de notaires impartiaux désignés par la Chambre, tranche alors sur le montant.
Avant d’entamer cette démarche, demandez d’abord des explications au notaire et tentez de trouver une entente.
Manquement déontologique : la demande d’enquête
Si vous croyez qu’un notaire a manqué à ses obligations déontologiques ou commis une infraction professionnelle, vous pouvez soumettre une demande d’enquête à la direction des enquêtes et du contentieux de la Chambre.
Si votre demande justifie l’ouverture d’une enquête, un syndic la prend en charge et communique avec vous. S’il porte plainte, le Conseil de discipline entend l’affaire et c'est lui qui rendra une décision relative à la culpabilité ou à la non-culpabilité du notaire.
Il est aussi possible de porter plainte vous-même plutôt que de passer par l'entremise de la direction des enquêtes et du contentieux. Vous devez alors préparer le dossier, déposer la plainte auprès du secrétaire du Conseil de discipline et présenter vous-même la preuve lors de l’audition. La plainte doit être écrite, appuyée d’un affidavit et déposée en deux exemplaires originaux.
Bon à savoir :
Le Conseil de discipline n’a pas le pouvoir de vous accorder une indemnité. Il sanctionne le notaire, mais il ne vous dédommage pas. Pour réclamer des dommages et intérêts, il faut intenter un recours devant les tribunaux civils.
Sommes utilisées à d’autres fins : le fonds d’indemnisation
Si vous croyez qu’un notaire a utilisé à d’autres fins des sommes ou des biens que vous lui aviez confiés, la réclamation va au fonds d’indemnisation de la Chambre.
L’indemnité maximale est de 200 000 $ par réclamation pour une utilisation inappropriée survenue après le 9 avril 2020. Le délai est d’un an à compter de la connaissance de l’utilisation inappropriée. La réclamation doit être écrite et assermentée.
Ce fonds n’indemnise pas les erreurs professionnelles ni les dommages et intérêts, il ne couvre que les sommes utilisées par le notaire à d’autres fins que celles pour lesquelles vous les lui avait confiés.
Et en cas d’erreur du notaire?
Ce recours ne passe pas par les mécanismes de protection du public, mais par l’assurance.
Tous les notaires du Québec doivent obligatoirement souscrire au Fonds d’assurance de la responsabilité professionnelle de la Chambre des notaires. Il couvre les erreurs, fautes ou omissions commises lors de la prestation de services professionnels.
Le Fonds enquête sur la responsabilité de son assuré. Si celle-ci est établie, il vous indemnise pour le compte du notaire, selon les termes de la police applicable. Dans le cas contraire, vous devez poursuivre devant les tribunaux.
Sachez toutefois que le délai pour poursuivre est limité, et il continue de courir pendant l’examen de votre dossier. Vous pourriez recevoir la réponse du Fonds et constater qu’il est déjà trop tard pour aller en cour.
C'est pourquoi il est recommandé de consulter un professionnel du droit dès le départ, pour savoir si la responsabilité du notaire est engagée et dans quel délai vous devez agir.
Quel recours choisir?
Voici un récapitulatif des recours possibles pour le public.
| Votre situation | Où s’adresser |
|---|---|
| Vous contestez le montant facturé | Conciliation des comptes d’honoraires |
| Le notaire a manqué à ses obligations | Direction des enquêtes et du contentieux |
| Des sommes confiées ont servi à autre chose | Fonds d’indemnisation |
| Une erreur du notaire vous a causé une perte | Fonds d’assurance responsabilité professionnelle |
| Vous poursuivez pour des dommages et intérêts | Tribunaux civils |
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