La gestion d’un immeuble en copropriété repose sur une planification rigoureuse de l’entretien et des travaux à long terme. Sans vision d’ensemble, l’entretien est souvent géré de façon ponctuelle, ce qui complique la planification des travaux, augmente les coûts et peut générer des tensions lors de décisions prises dans l’urgence.
Dans ce contexte, le carnet d’entretien s’impose comme un outil structurant pour la gestion des copropriétés. Il permet de documenter l’état des composantes du bâtiment, de planifier les interventions nécessaires et d’assurer un suivi cohérent des travaux réalisés au fil des années.
Cet article a pour objectif de mieux définir le rôle du carnet d’entretien en copropriété au Québec, en précisant à qui il s’adresse, ce qu’il doit contenir et comment l’utiliser afin de soutenir une gestion durable, préventive et transparente de l’immeuble.
En bref
- Depuis le 14 août 2025, le carnet d’entretien est obligatoire pour toutes les copropriétés divises au Québec, avec une période transitoire allant jusqu’en août 2028.
- Le carnet d’entretien dans un condo permet de planifier l’entretien des parties communes et d’anticiper les travaux majeurs avant qu’ils deviennent urgents.
- En favorisant une gestion préventive, il contribue à prolonger la durée de vie des composantes du bâtiment et à mieux contrôler les coûts.
- Un carnet d’entretien bien structuré regroupe l’état des composantes, les travaux à prévoir, les priorités et l’historique des interventions.
- Lors d’une transaction immobilière, il offre un portrait clair de la santé de l’immeuble et facilite la prise de décision des acheteurs et des professionnels.
Qu’est-ce qu’un carnet d’entretien en copropriété au Québec ?
Le carnet d’entretien est un document de gestion qui regroupe les informations liées à l’entretien, à la réparation et à la conservation des parties communes d’un immeuble en copropriété. Il dresse un portrait clair de l’état du bâtiment et sert de référence pour planifier les interventions à court, moyen et long terme.
Est-ce un document obligatoire ?
Depuis l’entrée en vigueur du règlement d’application de la Loi 16, le 14 août 2025, le carnet d’entretien est devenu une exigence légale pour les copropriétés divises au Québec. Les syndicats de copropriété doivent désormais disposer d’un carnet d’entretien conforme et veiller à ce qu’il soit tenu à jour dans le cadre de leur gestion.
Le règlement prévoit toutefois une période transitoire. Le syndicat de copropriété dispose d'un délai de trois ans et un jour pour faire établir un carnet d'entretien conforme par un professionnel habilité, ce qui reporte l'échéance au mois d'août 2028 pour la grande majorité des copropriétés existantes.
Un syndicat qui a déjà fait produire un carnet d'entretien au cours des deux années précédant le 14 août 2025 n'a pas à recommencer, à condition que le document ait été établi par un professionnel habilité. Ce carnet demeure alors valide pour cinq ans à compter de son obtention.
Concrètement, à quoi sert le carnet d’entretien ?
Le carnet d’entretien est un outil central dans la gestion d’une copropriété. Son utilité dépasse largement la simple consignation de travaux : il soutient la planification, la prise de décision et la pérennité de l’immeuble à long terme.
Structurer l’entretien et anticiper les travaux majeurs
Le carnet d’entretien permet au syndicat de copropriété d’avoir une vision claire et structurée de l’entretien des parties communes. En identifiant les composantes du bâtiment, leur état et leur durée de vie, il devient possible de planifier les interventions à venir, d’en établir les priorités et de répartir les dépenses dans le temps. En agissant en amont, le syndicat limite les interventions d’urgence, souvent plus coûteuses et perturbatrices.
Soutenir une gestion préventive et durable
Le carnet d’entretien favorise une approche axée sur la prévention. Le suivi régulier de l’état du bâtiment permet d’intervenir au moment opportun, de ralentir la détérioration des composantes et de prolonger leur durée de vie. Cette gestion proactive contribue à une meilleure stabilité à long terme et à une utilisation plus efficiente des ressources du syndicat.
Assurer la transparence et appuyer les décisions
Le carnet d’entretien constitue un outil de référence pour les copropriétaires et le conseil d’administration. Il facilite la compréhension des choix effectués, des travaux à venir et de l’état général de l’immeuble. Lors d’une transaction immobilière, il permet également aux acheteurs et aux professionnels impliqués d’évaluer plus facilement la santé du bâtiment et la qualité de sa gestion.
Que contient un carnet d’entretien bien structuré ?
Un carnet d’entretien efficace repose sur une structure claire et complète, qui permet au syndicat de copropriété de suivre l’évolution de l’immeuble et de planifier les interventions de façon cohérente. Il doit notamment contenir :
- Inventaire des composantes du bâtiment : description détaillée des parties communes, incluant la toiture, la structure, les façades, les balcons, les stationnements, les ascenseurs, les systèmes mécaniques et tout autre élément essentiel à l’immeuble.
- Travaux recommandés : identifier les réparations et l’entretien à faire pour chaque composante. Cela dépend de leur état actuel et de leur durée de vie.
- Fréquence et échéancier des interventions : indication de la fréquence des entretiens et du moment prévu pour la réalisation des travaux à court, moyen et long terme.
- Historique des travaux réalisés : consignation des interventions effectuées, afin d’assurer la continuité de la gestion et d’éviter les oublis ou les répétitions inutiles.
- Priorisation des interventions : classement des travaux selon l’état des composantes, les risques associés et leur impact sur l’immeuble.
- Documents techniques de référence : regroupement des rapports d’inspection, études techniques, plans, devis et garanties applicables aux composantes du bâtiment.
Qui peut mettre en place un carnet d’entretien ?
Le carnet d'entretien doit être établi par un membre de l'un des quatre ordres professionnels suivants :
- Ordre des ingénieurs du Québec ;
- Ordre des architectes du Québec ;
- Ordre des évaluateurs agréés du Québec ;
- Ordre des technologues professionnels du Québec.
Détenir le titre ne suffit pas. La personne doit aussi travailler principalement en gestion, en construction, en rénovation, en évaluation ou en inspection immobilière. Un ingénieur qui exerce dans un tout autre domaine n'a donc pas la qualité requise, même s'il est en règle auprès de son ordre.
Le professionnel doit également être indépendant de la copropriété. Il ne peut pas être membre du conseil d'administration, gestionnaire de la copropriété, copropriétaire ou occupant de l'immeuble, ni conjoint d'un copropriétaire ou d'un occupant. L'exclusion s'étend aux actionnaires, dirigeants, administrateurs et employés d'une compagnie qui est copropriétaire de l'immeuble, qui l'occupe ou qui en assure la gestion.
Notez aussi qu'un inspecteur en bâtiment ne peut pas produire un carnet d'entretien conforme s'il n'est pas membre de l'un des quatre ordres mentionnés plus haut, même s'il possède une longue expérience du bâtiment.
Une visite de l'immeuble est obligatoire
Chaque fois qu'un carnet d'entretien est établi ou révisé, une visite de la copropriété doit être effectuée par le professionnel habilité ou par une personne travaillant sous sa supervision.
Cette visite ne se compare pas à une inspection préachat. Elle sert à constater l'état réel des composantes, à vérifier quels équipements sont en place et à confirmer que l'information inscrite au carnet correspond au bâtiment. C'est ce qui distingue un carnet conforme d'un exercice réalisé sur papier à partir des plans d'origine.
Qui est en charge de la mise à jour du document ?
Une fois le carnet d’entretien établi, la responsabilité de sa mise à jour incombe au syndicat de copropriété. Par l’intermédiaire de son conseil d’administration ou du gestionnaire mandaté, le syndicat doit s’assurer que le document demeure à jour et reflète fidèlement l’état réel de l’immeuble.
Le règlement fixe une fréquence minimale. Le conseil d'administration doit mettre le carnet à jour au moins une fois par année en y versant les documents et les renseignements concernant tous les entretiens réalisés.
La mise à jour du carnet d’entretien ne se limite pas à l’ajout de nouveaux travaux à prévoir. Elle consiste également à consigner les interventions réalisées, à ajuster les échéanciers et à revoir les priorités selon l’évolution des composantes du bâtiment.
Quand est-il nécessaire de faire une révision complète du document ?
Le carnet d'entretien doit être révisé au moins tous les cinq ans par un professionnel habilité, soit les mêmes que ceux autorisés à l'établir.
Une révision tous les dix ans suffit toutefois si la copropriété remplit au moins une des trois conditions suivantes :
- L'immeuble compte huit parties privatives ou moins, sans tenir compte des espaces de stationnement, de rangement et des autres parties privatives accessoires.
- Les parties communes ne se trouvent pas dans un bâtiment, par exemple un terrain ou une piscine extérieure.
- L'immeuble compte au plus trois étages entièrement hors sol.
L'étude du fonds de prévoyance, quant à elle, doit être obtenue tous les cinq ans par toutes les copropriétés, sans exception liée à la taille ou au type de bâtiment.
En dehors de ces échéances, une révision anticipée est souhaitable après des réparations majeures, en présence d'une détérioration accélérée de certaines composantes ou à la suite de modifications importantes apportées à l'immeuble.
L’importance du carnet d’entretien lors d’une transaction immobilière
Lors de la vente d’une unité en copropriété, le carnet d’entretien joue un rôle clé dans l’analyse de l’immeuble. Il permet d’obtenir un portrait objectif de l’état des parties communes, de l’entretien effectué et des travaux à venir, au-delà des informations générales recueillies lors des visites.
Un outil d’aide à la décision pour les acheteurs
Pour un acheteur, le carnet d’entretien constitue un véritable outil d’aide à la décision. Il permet d’évaluer les risques financiers liés à l’immeuble, d’anticiper d’éventuelles cotisations extraordinaires et de mieux comprendre la qualité de la gestion à long terme du syndicat. Un carnet bien tenu contribue à rassurer l’acheteur et à réduire les incertitudes associées à l’achat d’une copropriété.
Un document clé pour les professionnels dans la transaction
Du point de vue des professionnels impliqués dans la transaction, le carnet d’entretien facilite l’analyse du dossier et le travail de vérification. Il soutient une évaluation plus juste de la santé du bâtiment et favorise une transaction plus transparente. À l’inverse, l’absence d’un carnet d’entretien à jour peut soulever des questions, ralentir le processus ou nuire à la perception de l’immeuble.
Dans un contexte où la diligence raisonnable occupe une place centrale, le carnet d’entretien s’impose comme un document essentiel de la copropriété, au même titre que les états financiers et le fonds de prévoyance.
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